Sistema de informacion, como medio de incrementar la productividad en el propio proceso de direccion.   Productividad en la dirección. La relación entre lo producido y los medios empleados.   Tratare en este breve articulo de transmitir aquello que por básico, a veces obviamos y puede ayudarnos a (re)-construir nuestro negocio. Un buscador, por definición no tiene la obligación de encontrar nada, sino de buscarlo. Definamos de forma adecuada lo que perseguimos (objetivos) y seamos productivos para alcanzarlos.   “El maestro aparece cuando el alumno esta preparado.”   Los dos fenómenos acontecidos en los últimos años, primero la globalización que ha venido para quedarse y segundo la crisis financiera, que estará con nosotros hasta que purguemos los excesos pasados, han provocado cambios fundamentales en nuestra sociedad.   Estos cambios introducen nuevos retos a las empresas que ahora mas que nunca deben redefinir su estrategia con una orientación clara hacia la innovación y el incremento de productividad como única vía para mejorar su competitividad y asegurar la supervivencia.   Innovar en la gestión. Se trata de buscar incrementos de productividad en el propio proceso de dirección, esto es, incrementar la productividad en la planificación, organización y control. Para posteriormente manteniendo el ‘método’ descender a los niveles operativos, compras, producción, marketing, ventas, etc. Tomemos un tiempo en mirarnos desde otro punto de vista.   Partiendo de la premisa de que ‘lo que no se puede medir no se puede mejorar‘, encaminaremos todas las acciones de las personas que componen la organización a alcanzar objetivos concretos y cuantificaremos a través de indicadores de gestión el nivel de cumplimiento de los objetivos. Para ello necesitamos un buen sistema de informacion.   Este proceso de Dirección por Objetivos utiliza el Cuadro de Mando y otras herramientas de Business Inteligence como sistema de Control de Gestión y supervisión de la estrategia.   DIRECCION POR OBJETIVOS (DxO) Se trata de cambiar la clásica asignación de tareas a nuestro equipo, por una definición de objetivos. Ellos incluso suelen estar mas motivados sabiendo que serán evaluados en función de los resultados obtenidos y no por los meros comportamientos o actividades. Definamos pues y asignemos objetivos (entendido como una anticipación del resultado) a las personas clave de nuestra empresa. ¿no es esto mas productivo?   CUADRO DE MANDO (CM) Tanto los objetivos individuales como los del equipo son revisados mensualmente en forma de indicadores de gestión. Estos indicadores se extraen automáticamente del sistema de informacion de forma que su actualización y posterior revisión no suponga una carga adicional. El cuadro de mando es el marcador de cualquier evento deportivo, ¿como vamos? BUSINESS INTELIGENCE (BI) o conocimiento del negocio. Decidida la estrategia y revisada su evolución, la gestión del día a día implica tomar decisiones y para ello debemos tener accesible toda la información interna en todas las dimensiones posibles, análisis de resultados por lineas de negocio, de ventas por productos, por clientes o por mercados, fechas, precios, margenes, etc. Instantaneamente!!!   Partiendo de las anteriores explicaciones teóricas intentemos aplicarlas a un simple caso practico a modo de ejemplo. Una empresa con un sistema de informacion (ERP) de nivel medio-bajo (contaplus mas un sistema de gestión de compras, almacenes y ventas) DxO. De la estrategia puede derivarse, como ejemplo, el objetivo de reducción de compras y consecuentemente del nivel de stock de una determinada familia de productos en los que se detecta o prevé una reducción de las ventas. CM. Indicador apropiado sería que el indice de rotación se mantuviese constante pese al descenso de las ventas, esto es la relación entre las ventas mensuales anualizadas y el nivel de stock, también revisar como indicador el precio medio de compra ya que si reducimos considerablemente los volúmenes es muy probable que aumente el precio. BI. Ante cualquier decisión importante del día a día de nuestra empresa quizá debamos analizar otros aspectos en relación con el citado objetivo, por ejemplo comparar los precios de compra entre proveedores o bien el cumplimiento de fechas de entrega o puede que interese analizar las ventas de cada uno de los productos de la familia analizada.   Con un adecuado sistema de gestión y supervisión de la estrategia para ‘producir’ ese conocimiento requerido, bien como indicador de control de la estrategia, bien como complemento ante una decisión importante, los recursos empleados serán mínimos y la productividad máxima.   Para acabar, recordar que no deberemos confundir la finalidad del proceso con las herramientas empleadas para su puesta en marcha, nuestra recomendación es comenzar caminando, esto es no buscar grandes aplicaciones informáticas sino plantear algunos objetivos por escrito, controlar sus mediciones históricas y la evolución a lo largo de algunos meses. Solo después de haber probado y comprendido el sistema estaremos en condiciones de automatizar el proceso.   Sabemos que no es lo mismo enseñar que ayudar a aprender.   Por eso nos gusta explicar que el consultor no “implanta”, sino que es la empresa la que lleva la iniciativa. Nuestra misión es estimular que nazcan desde dentro iniciativas de auto-gestión.  

Sistemas de informacion Yo tuve un spectrum, hice un curso de basic, y programe algún simple videojuego. Mi primer pc en 1992, trabajar con hojas de calculo Lotus123, montar nuestra primera red de 2 pc’s, en la oficina, eran grandes cosas que nos ayudaron a comenzar con esto de la tecnología. No es que no hubiesen ordenadores hasta entonces, los sistemas de informacion se limitaban a la contabilidad y se llevaba con un secoinsa (compañía fundada entre Telefónica, el INI y Fujitsu en 1975), pero era otra cosa. Con los PC’s comenzamos a estructurar la información de la empresa, estos nuevos sistemas de informacion nos dieron el poder de medir y por lo tanto de mejorar los procesos internos, tanto de gestión como de compras, producción y ventas. Y además gracias a internet tuvimos toda la información también del exterior, se abría a las medianas y pequeñas empresas una capacidad de investigación del mercado y de la competencia que antes solo estaba permitido a las grandes compañías. La verdad es que la aparición de la informática e internet supuso un gran avance para la productividad de las empresas.   Pues la historia se repite… También tuve una cuenta de messenger, para hablar con mi hermano ¡el chino!, y luego renegué de ella, no tenia sentido cuando volvió. No hablaba con nadie mas. Empezaron a salir webs, primero las institucionales, telefónica, iberdrola, y hubo un exceso de webs y de ‘portales’ como Terra y similares, que no llegaron a ningún lado. Comercio electrónico, B2B, B2C, etcetera. Pues esta vez todo acabo con el estallido de las puntocom. Un momento, no hemos dicho que todo fuese progreso, a veces se comenten excesos, claro que si. Pasaron unos años mas y aparecieron redes como myspace y con otras redes como Neurona, yo entre en neurona en 2007, una de las primeras que posteriormente fue adquirida por Xing. Estar en una red profesional, en principio fue muy interesante, aunque pronto disminuyo mi interes. Pero las TIC’s implican sistemas de Información pero tambien de Comunicación, y debía estar ahí. Pues alla vamos, me compre un smartphone y decidi probar Facebook y realmente llegue a estar enganchado, alrededor de las navidades de 2009, hoy por hoy uso muy poco Facebook. Entre en Twitter, aunque realmente no entendía bien como usarlo y sobre todo como compaginarlo con mi vida diaria sin agobiarme, también comencé a conectarme con otros profesionales en LinkedIn, uso habitualmente whatsapp y google talk para conversar de forma rapida y gratuita. Tengo mucha información ‘en la nube’ para uso remoto y/o compartido. Pruebo casi todas las herramientas que salen y se popularizan en internet, tuve Google Wave y probé Google Buzz no consiguieron convencerme (ni a mi ni a nadie), ultimamente he probado las deportivas, las de geo-posicionamiento, etcetera… Estoy al tanto de las diversas plataformas de comercio electrónico y a los nuevos modelos de negocio emergentes y esta misma semana estoy probando GOOGLE+, la que dicen será la red social definitiva. La historia se repite… para bien y/o para mal, no pensemos que lo que ocurrió con la burbuja de las puntocom es definitivo, el futuro es global, esta en internet y es movil, ya no hablamos de sistemas de informacion ni de comunicación, estamos hablando de relación. ¿Y tu que opinas de las Redes Sociales, serán un Boom o un Bluff?

Sistemas de informacion He preparado unos párrafos para clarificar las soluciones y beneficios que propongo. ¿Que piensas cuando ves que tu negocio no va mal -viendo como esta todo-, y sin embargo no hay dinero en caja? Me comprometo a guiarte con un método muy simple y adaptado a tus necesidades -por mi amplia experiencia como empresario- que te proporcionará una visión clara e inmediata de la situación de tu empresa.   Soy Consultor artesano, te ayudo a conocer de forma simple como va realmente tu empresa. ¿Imaginas un partido fútbol en el que los jugadores no conocen el resultado? ¿Sabes cuál es tu resultado ahora, en este momento?, ¿toca atacar o defender? Como Consultor artesano, me dedico a mostrar de forma sencilla los resultados, las ventas, y otras operaciones de la empresa. Para hacer mas simple la toma de decisiones en momentos tan complicados como los actuales.   El metodo que sigo es bastante simple: 1.- Revisar los sistemas de informacion de la empresa, cuales son sus principales componentes, que es lo que mas se usa, y donde esta ubicada la base de datos. 2.- A continuación trato de ‘atacar’ la Base de Datos desde una simple hoja de excel por medio de ODBC y hacer unas pruebas iniciales de la información que se puede obtener. 3.- Con esto conseguido es el momento de comenzar a estructurar una rutina de comprobaciones para dar fiabilidad a la información obtenida. 4.- La información que realmente es fiable es la que proviene de la contabilidad, pues descarguemos los registros de apuntes del diario, obtengamos una tabla y un resumen para conocer los saldos de las cuentas contables y presentemos una cuenta de resultados simple. 5.- A partir de aquí veremos donde se debe profundizar en el análisis, si en los precios de venta, en los stocks, en los escandallos, etc. Para ello recurriremos a los sistemas de informacion, pero siempre validando los datos con la contabilidad.

Después de casi un mes sin aparecer por aquí por motivos varios, voy a intentar retomar el ritmo. Productividad es la palabra mágica, aumentar la productividad para mejorar la competitividad. Sin embargo… ¿como ser mas productivos? Ya lo comentamos de forma general, vamos a concretarlo hoy un poco mas. En esta breve exposición voy a partir de la base de que no es viable mejorar la productividad en aquellas empresas que no tienen clara su propuesta de valor con el cliente, esto es, su ventaja competitiva, aquello por lo que se diferencian del resto de proveedores. Esta suposición parte de la idea de que la productividad consiste en la mejora de la propuesta de valor al cliente manteniendo e incluso reduciendo los recursos empleados. Por ello una primera fuente de incrementos de productividad en las empresas debería nacer de la constante revisión de la cadena de valor, de la insistente revisión del modelo de negocio, de las actividades clave, de los recursos empleados, de la relación con el cliente y los canales de comunicación. También de la revisión de los objetivos concretos que forman la estrategia. Otra fuente de mejora de la productividad esta en las tareas y procedimientos que realizamos de forma habitual en la empresa. Todas nuestras acciones deberían estar directa o indirectamente relacionadas con los objetivos de la estrategia, por ello una revisión continuada (y si no lo hacemos así como mínimo periódicamente) de las funciones, tareas y procedimientos de nuestros colaboradores sin duda aportaran incrementos en la productividad. Siendo estas dos fuentes de mejora de la productividad interesantes de explorar, por lo poco ‘trabajadas’ que suelen estar, quizá la mejora de la productividad que las empresas se plantean inicialmente son las mejoras en eficiencia de procesos y operaciones. Para obtener resultados en esta mejora necesitamos: 1- Un Sistema de Información para la Gestión que nos proporcione la información necesaria sobre las transacciones en la empresa ERP, e incluso para muchas empresas es imprescindible otro sistema paralelo de Relaciones con los Clientes o CRM. 2- Un responsable de supervisar y verificar la información del sistema, que detecte las anomalías que todo sistema tiene, que sea capaz de agregar (sintetizar) o desagregar (detallar) cualquier tipo de información. 3- Un interface fácil de usar por quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones en la empresa, me refiero a sistemas de Inteligencia Empresarial (‘Business Inteligence’ BI en Ingles), sistemas de consulta SQL, cubos OLAP (‘OnLine Analytical Processing’ o Procesamiento Analítico En Línea), son estructuras multidimensionales de información, y ‘Data Mining’ o minería de datos. Mas sobre productividad: Eficiencia y productividad para mejorar la competitividad. Taller de productividad TIC. Productividad.