Sistemas de informacion

GESTION DE COPIAS DE SEGURIDAD Hace poco tuve un ligero inconveniente y gracias a tener buen sistema de copias no fue un desastre absoluto. Arrancar el Macbook Pro que uso habitualmente y que te diga que no tienes disco duro… El trabajo debe continuar pero NO TIENES DISCO DURO, o no lo detecta… Concierta cita con el servicio técnico, déjales el Mac y espera a que lo solucionen, no puede ser. REQUISITOS DEL SISTEMA DE COPIAS DE SEGURIDAD AUTOMATICO Aparte del MAC, ten siempre otro equipo similar en el que continuar trabajando, en mi caso tengo un Macbook pro mas viejecito que usamos todos en casa. Necesitamos un Time Capsule (TC) en el lugar de trabajo habitual para red wifi, copias de seguridad e información histórica. Por 270€ Compra un disco externo (EX) para poder usarlo como disco de arranque y realiza copias cada vez que hagas grandes cambios, con 1 vez al mes es suficiente, es la única copia que haremos de forma manual. Por unos 80€ Por último comprar unos 100Gb de almacenamiento externo en la nube, Dropbox en mi caso. Unos 99$ anuales. QUE TIPOS DE DATOS-INFORMACIÓN EXISTEN HABITUALMENTE Se trata aquí de separar TODAS las carpetas en cuatro grupos básicos, los tamaños en Gb son lo que me ocupan a mi aproximadamente. 1.- Unos 50Gb Documentos actuales, tanto de trabajo como personales de uso habitual. 2.- Unos 150Gb Fotos, Música, Vídeos, y otros documentos no habituales. 3.- Unos 50Gb Disco de arranque y aplicaciones instaladas. 4.- Unos 200Gb Información histórica, archivo de proyectos anteriores. SE TRATA DE TENER ACCESO A LA INFORMACION NECESARIA EN EL MISMO INSTANTE QUE OCURRA EL PROBLEMA. Perdida definitiva del Mac de trabajo, por robo, inundación, incendio, destrucción definitiva. A lo anterior se suma que la copia de seguridad del TC esta ubicada en el lugar de trabajo habitual, con lo que es posible (robo, incendio, inundación) que sea destruida al mismo tiempo. Por ello tendremos un disco de arranque externo que solo llevaremos al lugar de trabajo habitual 1 vez al mes para hacer una copia clon de nuestro disco duro del Mac y de la información ‘histórica’ de la Time Capsule. Y una copia accesible desde cualquier dispositivo de la información mas sensible en Dropbox. VEAMOS QUE COPIAMOS EN CADA LUGAR En el MAC tenemos lógicamente los puntos 1, 2 y 3. En TC tenemos una partición con la información histórica punto 4 y otra para Time Machine que realiza copias de seguridad incrementales cada hora del último día, cada día de la última semana y cada semana del año. En Dropbox, tenemos sincronizado el punto 1 con la información sensible habitual. Y por último en el disco externo EXT tenemos una partición con un disco de arranque, punto 3 (en función del tamaño del disco externo podemos tener también los puntos 1 y 2) y otra partición para el punto 4. Espero que nunca tengas que volver a releer esto después de un desastre, llámame y te lo explico con detalle!

Pensar en nuestro sistema de informacion empresarial. Vivimos una cierta psicosis con esto de internet, quizá sea el alto nivel de desempleo que provoca mucho tiempo libre en millones de personas o tal vez la masiva llegada de los telefonos inteligentes o smartphones junto con la proliferación de redes sociales, blogs temáticos, comercios electrónicos quizá sea una combinación de multiples factores pero sin duda hay un boom en el uso de internet, multitud de estadísticas lo confirman. Y claro las empresas tradicionales (off-line) lo están viendo y quieren formar parte del proceso, proliferan las muy respetables y necesarias profesiones de diseño y programación de páginas web, de comunity managers, de gestores o mejor dicho de generadores de contenidos, de posicionamiento organico o SEO etcetera, son necesarias pero no suficientes. Quizá antes que lanzarse al oceano de la presencia en Internet, la empresa debería pensar como hacer encajar su presencia en internet dentro de su estrategia general y en concreto: a) Revisando la estrategia de marketing, la redefinición del producto, el precio y la distribución en este nuevo canal. analizar que necesidad satisface el producto que vamos a ofrecer, que precio están dispuestos a pagar por mi producto, como les hare llegar tanto mi propuesta como el resultado de su compra, y finalmente como me relacionare con ellos. Pero atención el MKT ONLINE trae visitas pero la WEB las convierte (en resultados, ventas, contactos, descargas, etc), por lo que deberemos diseñar una estrategia de medición y análisis del tráfico. Esta disciplina se reconoce como analitica web. b) Seleccionando que tecnologias utilizara en internet y su conexión con el sistema de informacion empresarial que utiliza habitualmente. servidores locales reales o virtuales o bien optar por el cloud computing. programación a medida o gestores de contenido standar, wordpress, magento, prestashop, etc. comunicación de las bases de datos públicas con el sistema de informacion de la empresa. y fundamental la herramientas de medición de acceso al sitio y de acciones del sitio.  

Sistema de informacion, como medio de incrementar la productividad en el propio proceso de direccion.   Productividad en la dirección. La relación entre lo producido y los medios empleados.   Tratare en este breve articulo de transmitir aquello que por básico, a veces obviamos y puede ayudarnos a (re)-construir nuestro negocio. Un buscador, por definición no tiene la obligación de encontrar nada, sino de buscarlo. Definamos de forma adecuada lo que perseguimos (objetivos) y seamos productivos para alcanzarlos.   “El maestro aparece cuando el alumno esta preparado.”   Los dos fenómenos acontecidos en los últimos años, primero la globalización que ha venido para quedarse y segundo la crisis financiera, que estará con nosotros hasta que purguemos los excesos pasados, han provocado cambios fundamentales en nuestra sociedad.   Estos cambios introducen nuevos retos a las empresas que ahora mas que nunca deben redefinir su estrategia con una orientación clara hacia la innovación y el incremento de productividad como única vía para mejorar su competitividad y asegurar la supervivencia.   Innovar en la gestión. Se trata de buscar incrementos de productividad en el propio proceso de dirección, esto es, incrementar la productividad en la planificación, organización y control. Para posteriormente manteniendo el ‘método’ descender a los niveles operativos, compras, producción, marketing, ventas, etc. Tomemos un tiempo en mirarnos desde otro punto de vista.   Partiendo de la premisa de que ‘lo que no se puede medir no se puede mejorar‘, encaminaremos todas las acciones de las personas que componen la organización a alcanzar objetivos concretos y cuantificaremos a través de indicadores de gestión el nivel de cumplimiento de los objetivos. Para ello necesitamos un buen sistema de informacion.   Este proceso de Dirección por Objetivos utiliza el Cuadro de Mando y otras herramientas de Business Inteligence como sistema de Control de Gestión y supervisión de la estrategia.   DIRECCION POR OBJETIVOS (DxO) Se trata de cambiar la clásica asignación de tareas a nuestro equipo, por una definición de objetivos. Ellos incluso suelen estar mas motivados sabiendo que serán evaluados en función de los resultados obtenidos y no por los meros comportamientos o actividades. Definamos pues y asignemos objetivos (entendido como una anticipación del resultado) a las personas clave de nuestra empresa. ¿no es esto mas productivo?   CUADRO DE MANDO (CM) Tanto los objetivos individuales como los del equipo son revisados mensualmente en forma de indicadores de gestión. Estos indicadores se extraen automáticamente del sistema de informacion de forma que su actualización y posterior revisión no suponga una carga adicional. El cuadro de mando es el marcador de cualquier evento deportivo, ¿como vamos? BUSINESS INTELIGENCE (BI) o conocimiento del negocio. Decidida la estrategia y revisada su evolución, la gestión del día a día implica tomar decisiones y para ello debemos tener accesible toda la información interna en todas las dimensiones posibles, análisis de resultados por lineas de negocio, de ventas por productos, por clientes o por mercados, fechas, precios, margenes, etc. Instantaneamente!!!   Partiendo de las anteriores explicaciones teóricas intentemos aplicarlas a un simple caso practico a modo de ejemplo. Una empresa con un sistema de informacion (ERP) de nivel medio-bajo (contaplus mas un sistema de gestión de compras, almacenes y ventas) DxO. De la estrategia puede derivarse, como ejemplo, el objetivo de reducción de compras y consecuentemente del nivel de stock de una determinada familia de productos en los que se detecta o prevé una reducción de las ventas. CM. Indicador apropiado sería que el indice de rotación se mantuviese constante pese al descenso de las ventas, esto es la relación entre las ventas mensuales anualizadas y el nivel de stock, también revisar como indicador el precio medio de compra ya que si reducimos considerablemente los volúmenes es muy probable que aumente el precio. BI. Ante cualquier decisión importante del día a día de nuestra empresa quizá debamos analizar otros aspectos en relación con el citado objetivo, por ejemplo comparar los precios de compra entre proveedores o bien el cumplimiento de fechas de entrega o puede que interese analizar las ventas de cada uno de los productos de la familia analizada.   Con un adecuado sistema de gestión y supervisión de la estrategia para ‘producir’ ese conocimiento requerido, bien como indicador de control de la estrategia, bien como complemento ante una decisión importante, los recursos empleados serán mínimos y la productividad máxima.   Para acabar, recordar que no deberemos confundir la finalidad del proceso con las herramientas empleadas para su puesta en marcha, nuestra recomendación es comenzar caminando, esto es no buscar grandes aplicaciones informáticas sino plantear algunos objetivos por escrito, controlar sus mediciones históricas y la evolución a lo largo de algunos meses. Solo después de haber probado y comprendido el sistema estaremos en condiciones de automatizar el proceso.   Sabemos que no es lo mismo enseñar que ayudar a aprender.   Por eso nos gusta explicar que el consultor no “implanta”, sino que es la empresa la que lleva la iniciativa. Nuestra misión es estimular que nazcan desde dentro iniciativas de auto-gestión.  

Sistemas de informacion Yo tuve un spectrum, hice un curso de basic, y programe algún simple videojuego. Mi primer pc en 1992, trabajar con hojas de calculo Lotus123, montar nuestra primera red de 2 pc’s, en la oficina, eran grandes cosas que nos ayudaron a comenzar con esto de la tecnología. No es que no hubiesen ordenadores hasta entonces, los sistemas de informacion se limitaban a la contabilidad y se llevaba con un secoinsa (compañía fundada entre Telefónica, el INI y Fujitsu en 1975), pero era otra cosa. Con los PC’s comenzamos a estructurar la información de la empresa, estos nuevos sistemas de informacion nos dieron el poder de medir y por lo tanto de mejorar los procesos internos, tanto de gestión como de compras, producción y ventas. Y además gracias a internet tuvimos toda la información también del exterior, se abría a las medianas y pequeñas empresas una capacidad de investigación del mercado y de la competencia que antes solo estaba permitido a las grandes compañías. La verdad es que la aparición de la informática e internet supuso un gran avance para la productividad de las empresas.   Pues la historia se repite… También tuve una cuenta de messenger, para hablar con mi hermano ¡el chino!, y luego renegué de ella, no tenia sentido cuando volvió. No hablaba con nadie mas. Empezaron a salir webs, primero las institucionales, telefónica, iberdrola, y hubo un exceso de webs y de ‘portales’ como Terra y similares, que no llegaron a ningún lado. Comercio electrónico, B2B, B2C, etcetera. Pues esta vez todo acabo con el estallido de las puntocom. Un momento, no hemos dicho que todo fuese progreso, a veces se comenten excesos, claro que si. Pasaron unos años mas y aparecieron redes como myspace y con otras redes como Neurona, yo entre en neurona en 2007, una de las primeras que posteriormente fue adquirida por Xing. Estar en una red profesional, en principio fue muy interesante, aunque pronto disminuyo mi interes. Pero las TIC’s implican sistemas de Información pero tambien de Comunicación, y debía estar ahí. Pues alla vamos, me compre un smartphone y decidi probar Facebook y realmente llegue a estar enganchado, alrededor de las navidades de 2009, hoy por hoy uso muy poco Facebook. Entre en Twitter, aunque realmente no entendía bien como usarlo y sobre todo como compaginarlo con mi vida diaria sin agobiarme, también comencé a conectarme con otros profesionales en LinkedIn, uso habitualmente whatsapp y google talk para conversar de forma rapida y gratuita. Tengo mucha información ‘en la nube’ para uso remoto y/o compartido. Pruebo casi todas las herramientas que salen y se popularizan en internet, tuve Google Wave y probé Google Buzz no consiguieron convencerme (ni a mi ni a nadie), ultimamente he probado las deportivas, las de geo-posicionamiento, etcetera… Estoy al tanto de las diversas plataformas de comercio electrónico y a los nuevos modelos de negocio emergentes y esta misma semana estoy probando GOOGLE+, la que dicen será la red social definitiva. La historia se repite… para bien y/o para mal, no pensemos que lo que ocurrió con la burbuja de las puntocom es definitivo, el futuro es global, esta en internet y es movil, ya no hablamos de sistemas de informacion ni de comunicación, estamos hablando de relación. ¿Y tu que opinas de las Redes Sociales, serán un Boom o un Bluff?

Sistemas de informacion He preparado unos párrafos para clarificar las soluciones y beneficios que propongo. ¿Que piensas cuando ves que tu negocio no va mal -viendo como esta todo-, y sin embargo no hay dinero en caja? Me comprometo a guiarte con un método muy simple y adaptado a tus necesidades -por mi amplia experiencia como empresario- que te proporcionará una visión clara e inmediata de la situación de tu empresa.   Soy Consultor artesano, te ayudo a conocer de forma simple como va realmente tu empresa. ¿Imaginas un partido fútbol en el que los jugadores no conocen el resultado? ¿Sabes cuál es tu resultado ahora, en este momento?, ¿toca atacar o defender? Como Consultor artesano, me dedico a mostrar de forma sencilla los resultados, las ventas, y otras operaciones de la empresa. Para hacer mas simple la toma de decisiones en momentos tan complicados como los actuales.   El metodo que sigo es bastante simple: 1.- Revisar los sistemas de informacion de la empresa, cuales son sus principales componentes, que es lo que mas se usa, y donde esta ubicada la base de datos. 2.- A continuación trato de ‘atacar’ la Base de Datos desde una simple hoja de excel por medio de ODBC y hacer unas pruebas iniciales de la información que se puede obtener. 3.- Con esto conseguido es el momento de comenzar a estructurar una rutina de comprobaciones para dar fiabilidad a la información obtenida. 4.- La información que realmente es fiable es la que proviene de la contabilidad, pues descarguemos los registros de apuntes del diario, obtengamos una tabla y un resumen para conocer los saldos de las cuentas contables y presentemos una cuenta de resultados simple. 5.- A partir de aquí veremos donde se debe profundizar en el análisis, si en los precios de venta, en los stocks, en los escandallos, etc. Para ello recurriremos a los sistemas de informacion, pero siempre validando los datos con la contabilidad.

Después de casi un mes sin aparecer por aquí por motivos varios, voy a intentar retomar el ritmo. Productividad es la palabra mágica, aumentar la productividad para mejorar la competitividad. Sin embargo… ¿como ser mas productivos? Ya lo comentamos de forma general, vamos a concretarlo hoy un poco mas. En esta breve exposición voy a partir de la base de que no es viable mejorar la productividad en aquellas empresas que no tienen clara su propuesta de valor con el cliente, esto es, su ventaja competitiva, aquello por lo que se diferencian del resto de proveedores. Esta suposición parte de la idea de que la productividad consiste en la mejora de la propuesta de valor al cliente manteniendo e incluso reduciendo los recursos empleados. Por ello una primera fuente de incrementos de productividad en las empresas debería nacer de la constante revisión de la cadena de valor, de la insistente revisión del modelo de negocio, de las actividades clave, de los recursos empleados, de la relación con el cliente y los canales de comunicación. También de la revisión de los objetivos concretos que forman la estrategia. Otra fuente de mejora de la productividad esta en las tareas y procedimientos que realizamos de forma habitual en la empresa. Todas nuestras acciones deberían estar directa o indirectamente relacionadas con los objetivos de la estrategia, por ello una revisión continuada (y si no lo hacemos así como mínimo periódicamente) de las funciones, tareas y procedimientos de nuestros colaboradores sin duda aportaran incrementos en la productividad. Siendo estas dos fuentes de mejora de la productividad interesantes de explorar, por lo poco ‘trabajadas’ que suelen estar, quizá la mejora de la productividad que las empresas se plantean inicialmente son las mejoras en eficiencia de procesos y operaciones. Para obtener resultados en esta mejora necesitamos: 1- Un Sistema de Información para la Gestión que nos proporcione la información necesaria sobre las transacciones en la empresa ERP, e incluso para muchas empresas es imprescindible otro sistema paralelo de Relaciones con los Clientes o CRM. 2- Un responsable de supervisar y verificar la información del sistema, que detecte las anomalías que todo sistema tiene, que sea capaz de agregar (sintetizar) o desagregar (detallar) cualquier tipo de información. 3- Un interface fácil de usar por quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones en la empresa, me refiero a sistemas de Inteligencia Empresarial (‘Business Inteligence’ BI en Ingles), sistemas de consulta SQL, cubos OLAP (‘OnLine Analytical Processing’ o Procesamiento Analítico En Línea), son estructuras multidimensionales de información, y ‘Data Mining’ o minería de datos. Mas sobre productividad: Eficiencia y productividad para mejorar la competitividad. Taller de productividad TIC. Productividad.  

La productividad es la clave para el crecimiento en las empresas y por lo tanto también para el crecimiento como país. Entendamos la productividad como la relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc. Se pueden alcanzar incrementos de productividad de varias formas: Por ejemplo conseguir producir mas con los mismos medios, lo que ocurre es que en los tiempos que corren el consumo en general de bienes y servicios tiende mas bien a mantenerse sino a decrecer, por lo que un incremento de la producción, quizá no tenga una salida clara. Otra alternativa mas apropiada para nuestros días es consumir menos recursos, menos mano de obra, menos materias primas o menos energía para obtener la misma producción, al mismo tiempo que estaremos contribuyendo a mejorar otro concepto de moda, la sostenibilidad. Lo que ocurre es que es difícil en ocasiones ver las posibles mejoras y ahorros desde dentro, debido a la paradoja de los arboles y el bosque. Cuando miramos desde dentro del bosque solo vemos arboles, es decir los elementos uno a uno, solo cuando salimos y nos ponemos a cierta distancia veremos el conjunto del bosque. Una vez comprendido este juego de posiciones, me gustaría que pensásemos ¿que significa salir del bosque y mirar desde la distancia? Por ejemplo para un profesor, o para un empresario e incluso para un propietario de una tienda. ¿Con salir del aula, oficina o tienda sería suficiente? ¿Hasta donde hay que salir para ver el bosque? Concluyo diciendo que no es imposible ver mejoras en la productividad desde las propias empresas, sin embargo creo mucho mas fácil que alguien de fuera, sin los sesgos de la dedicación cotidiana, pueda mirar desde otro punto de vista como mejorar la productividad.

Los sistemas de información en las pymes suelen ser deficientes. ¿Por qué? y sobre todo ¿para que sirven los sistemas de información?. No se diseñan partiendo del fin ultimo de la empresa, si no de la operativa de gestión. Un sistema de información debería ser diseñado en función de la estrategia y los objetivos concretos que la acompañan, para desde ese punto de vista desarrollar los mecanismos de introducción de la información necesaria. Pongamos por ejemplo (del textil no, para no herir sensibilidades en la zona) una pequeña empresa de distribución de productos de alimentación, y pongamos como estrategia (es un ejemplo básico) “la captación de clientes pequeños y medios en una determinada zona, a los que los fabricantes y las distribuciones de mayor tamaño no llegan, con pago al contado o máximo a la reposición semanal” Para llevar a cabo la citada estrategia independientemente del conocimiento de la oferta de la competencia deberemos conocer el beneficio real de cada cliente, de cada familia o producto, de cada ruta o pueblo, (siempre como ejemplo) Familias de productos a distribuir, carnes, pescados, verduras, bollería, postres, etc. Productos (dentro de pescados) lenguado, atún, gamba, etc. Variantes (en gambas) pequeña salada importada, mediana para arroces, grande, etc. Familias de clientes, restaurantes, tiendas minoristas, etc. Clientes, restaurante1, restaurante2, etc. Zonas, ruta1, ruta2, Localidades, pueblo1, pueblo2. Tan simple como que en el pedido (o factura) de venta figurasen esta variables. Llamaremos rentabilidad bruta a Precio de Venta final – Precio de Compra, hasta aquí todo muy fácil, sin embargo esto no es el beneficio, queda descontar el coste de almacenaje, el coste de gestión y el coste de transporte. Sabemos el coste global de estos tres grandes apartados pero como lo aplicamos a cada familia, producto, cliente o ruta. Esta es la clave de este tipo de negocio ya que la rentabilidad bruta aparente de una ruta o de un producto nos puede cegar cuando en realidad podemos tener costes de almacenaje o de transporte desproporcionados. Veamos como ejemplo como repartir los costes de transporte, suma de gastos de mantenimiento de vehículos, gasolina, seguros, leasings o prestamos, nominas etc. (de un mes o de un año) dividido los kilómetros realizados. Imputamos esta información a las facturas de ese periodo. Hacemos lo mismo con los gastos de almacenaje y de gestión y ahora si podemos conocer el beneficio real de cada cliente, de cada familia o producto, de cada ruta o pueblo. Es fundamental conocer los criterios de Dirección por Objetivos y Cuadro de Mando. Si alguno queréis mas info os la paso, pero si me enrollo mas aburriré a quien no le interese. Tengo una página donde me explico con mas detalle mi trabajo como consultor en SISTEMAS DE INFORMACION.