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Los sistemas de información en las pymes suelen ser deficientes. ¿Por qué? y sobre todo ¿para que sirven los sistemas de información?.

No se diseñan partiendo del fin ultimo de la empresa, si no de la operativa de gestión. Un sistema de información debería ser diseñado en función de la estrategia y los objetivos concretos que la acompañan, para desde ese punto de vista desarrollar los mecanismos de introducción de la información necesaria.

Pongamos por ejemplo (del textil no, para no herir sensibilidades en la zona) una pequeña empresa de distribución de productos de alimentación, y pongamos como estrategia (es un ejemplo básico) “la captación de clientes pequeños y medios en una determinada zona, a los que los fabricantes y las distribuciones de mayor tamaño no llegan, con pago al contado o máximo a la reposición semanal”


Para llevar a cabo la citada estrategia independientemente del conocimiento de la oferta de la competencia deberemos conocer el beneficio real de cada cliente, de cada familia o producto, de cada ruta o pueblo, (siempre como ejemplo)

  • Familias de productos a distribuir, carnes, pescados, verduras, bollería, postres, etc.
  • Productos (dentro de pescados) lenguado, atún, gamba, etc.
  • Variantes (en gambas) pequeña salada importada, mediana para arroces, grande, etc.
  • Familias de clientes, restaurantes, tiendas minoristas, etc.
  • Clientes, restaurante1, restaurante2, etc.
  • Zonas, ruta1, ruta2,
  • Localidades, pueblo1, pueblo2.

Tan simple como que en el pedido (o factura) de venta figurasen esta variables.

Llamaremos rentabilidad bruta a Precio de Venta final – Precio de Compra, hasta aquí todo muy fácil, sin embargo esto no es el beneficio, queda descontar el coste de almacenaje, el coste de gestión y el coste de transporte.

Sabemos el coste global de estos tres grandes apartados pero como lo aplicamos a cada familia, producto, cliente o ruta. Esta es la clave de este tipo de negocio ya que la rentabilidad bruta aparente de una ruta o de un producto nos puede cegar cuando en realidad podemos tener costes de almacenaje o de transporte desproporcionados.

Veamos como ejemplo como repartir los costes de transporte, suma de gastos de mantenimiento de vehículos, gasolina, seguros, leasings o prestamos, nominas etc. (de un mes o de un año) dividido los kilómetros realizados.

Imputamos esta información a las facturas de ese periodo. Hacemos lo mismo con los gastos de almacenaje y de gestión y ahora si podemos conocer el beneficio real de cada cliente, de cada familia o producto, de cada ruta o pueblo. Es fundamental conocer los criterios de Dirección por Objetivos y Cuadro de Mando.

Si alguno queréis mas info os la paso, pero si me enrollo mas aburriré a quien no le interese.

Tengo una página donde me explico con mas detalle mi trabajo como consultor en SISTEMAS DE INFORMACION.

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